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仕事の効率と仕事のクオリティについて

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分野を絞ってサイトを運営するのが基本なのですが、当サイトは何でも放り込んでゴチャゴチャになってきました。でも、基本的なテーマはあるので、コンテンツを上げる度にその共通項の部分が濃くなってきているはずだと言い聞かせながらロードムービー的に続けていきたいと思います。

さて、今回は仕事をこなしていく上での効率とクオリティのことです。

このバランスを取ることすら発想に無い人もいますし、どちらかに偏っている人も人もいます。

でもまあ、その必要性やバランスの取り方について、それぞれのタイプの人が考えるきっかけになったり、参考になったり出来るようにまとめてみました。

仕事の効率と仕事のクオリティ

時間が限られているし体は一つしか無いですから、何でも自分で出来るわけではないし、こだわった仕事をするならば特に全部が全部出来るわけではありません。今の自分のフェーズによって意味合いは変わってくるかもしれませんが、自分がやるべき仕事のクオリティを上げて、やらない仕事はやらなくても良いようにしていけるようにしましょう。

全体像を見て優先順位を考える

効率よく仕事を進め、仕事のクオリティを上げるには、まずは仕事の全体像を把握して、優先順位をつける必要があります。

計画性が高くなる・ミスを前もって気付きやすい・やり忘れ防止になる・頭の中を整理しやすくメンタルの負担を減らせる、といったメリットがあります。

下記、上から優先順位の高いものから並べてみました。

通常業務(軸・通常業務外の3つによって変更や効率化の修正を常に行う実態的な事)
・重要であり緊急性が高いコト
・重要であり緊急性が中のコト
・重要であり緊急性が低いコト

通常業務外(業務としては通常業務と一体ではあるが)
・やっておかないと大きな損害を被る恐れがあるコト(重要であり緊急性が高いコト)
・問題点の解決(重要であり緊急性は中のコト)
・マーケティングや戦略上で優先順位が高いコト(重要であり緊急性は低いコト)
 ※重要性の定義を普段から確認見直しが必要です。

突発的に入る可能性のある業務の事もある程度組み込んだり、想定しておくコトも必要です。それと、優先順位は原則的なものですので縛られすぎても逆効果です。

重要度が低いが緊急性が高い仕事が出てきた時

仕事を進めていると、重要度が低いが緊急性が高い仕事が出てくるときがあります。

これが計画を乱す大きな原因の一つです。上手く差し込んでいければ良いですが、それなりに時間が掛かるなどで割の合わない(予定の仕事を差し置いてでもする重要性が低い)場合は、手の空いている人やその仕事よりも重要性の低い仕事をしている人などに任せるなどして調整します。

押し付ける事にならないように、人間的なフォローや組織構造・業務遂行構造の構築や調整をしておく必要があります。

重要度が高くて緊急性の高いものが入ってくるとどうしてもバタバタします。少しでも慌てずに早急に対応できるように、準備やシュミレーションをしておくと、通常業務状態に戻すまでの時間が減らすことが出来たり・瞬発的な判断がしやすかったり、必要以上にストレスを感じずに判断行動できることに繋がるので、精神的にも肉体的にも負担を減らすことができますし、仕事も質を下げずにその状況をやりこなすことがやりやすくなります。

目的や目標を設定する

目の前の仕事に集中していると、あらぬ方向に流されてしまうことがありますが(脱線したり時間を使いすぎたり)、目標や目的を設定することで防ぐことができます。優先順位も適切に設定しやすくなります。


海を泳いでいる(仕事をしている)。
10キロ先にある離島に行くと決める。
10キロ先の目的地(目的)とそこまでに500メートルごとの小さな浮き小島(短期的な目標)を設定する。

一生懸命泳いでいるうちに潮に流されても修正がしやすい。
精神的に楽。休憩ができる。潮に流されても、気付きやすく修正しやすい。

小刻みに目標を設定しておくことは、とても有効です。

こだわりすぎない

仕事の効率の悪い人の特徴に「こだわりすぎている」という点が挙げられています。(個人的には、こだわり過ぎて良いと思っていますが。)


テストで高得点を取るために気を付ける事を考えてみましょう(戦略)。
難しい問題にぶつかったときどうしたら良いでしょうか。
その問題に没頭しすぎると、他の問題を解く時間が無くなり、取れる問題も取りこぼしてしまいます。全体を通して、優先順位意をつけて、余った時間があれば、その時間を使ってこだわるよう(テストでいえば、その問題でも得点をとる事)にします。

テストと違って、仕事はフローチャートの連続のようなものなので、ある一定の目標をクリアしながら進めないと、他のスタッフや次の仕事が進められなくなっていまいます。「木を見て森を見ず」になってしまわないように気を付けましょう。

テストを受けるときの戦略にもあるように、難しい問題を捨てる事も判断の1つです。ただし、次のテストでは挑戦できるように自分のスキルを上げる事自体は捨てないようにはしましょう。

もちろん、こだわること自体は良いことだと思っているので、出来るならばこだわれる環境を作れるならそれに越した事は無いです。


優先順位と掛ける時間を比例させる

優先順位の高い仕事ほど充てる時間は多く、優先順位が低い仕事ほど充てる時間は少なくするように心掛けます(考える時間を含みます)。

優先順位が低いコトに時間を使わざるを得ない場合には、そこに問題が隠れています。その問題を見つけて、解決することを優先順位の上位に持っていきましょう。(例:それ程難易度の高くない事や、ルーティーン的な事にロスが多く出て、その対処に時間や資金を使っている 等。) ← “1、”のところの「問題点の解決」の1つ。

ただ、その優先順位にもあまり縛られすぎると、逆に効率が下がったり仕事のクオリティが下がってしまうことにも繋がります。絶対に抑えたい要が何かを押さえておいて先ずはクリアさせることを最優先にして、そこからは少し流動性をもたせて得意な事からやってみたりしつつ(やりやすいものからやって仕事を減らしておく 等)、優先順位を利用するようなイメージが良いでしょう。

時間割を作る

その場の雰囲気だったり、気持ちの切り替えが出来なかったり、没頭したりして時間を忘れたりしてしまうこともあります。たまには良いですが、それが常態化しているようであれば、時間割やスケジュールを組んで、それを基準に時間を区切る心掛けをしましょう。時間になったら、それを理由に(きっかけやトリガーにして)切り上げたり、移動したりします。

意味合いは違いますが、仕事はじめに簡単なToDoリストをつくる事も、頭の中を整理しやすく、タスクの成果や進行も把握しやすくなります。うっかり忘れの軽減にも繋がります。

仕事を抱えすぎない・自分のキャパシティを把握する

優先順位を決めるときに、やらない事も決めます。自分の仕事や能力において優先順位の低いものは内容を最低限にするなりして、全体の仕事量を調整しましょう。注意点としては、『やらない』という事は、『捨てる』という事とは違います。その時の状況に応じて修正をします。

自分の限界点の把握も大切。自己管理も仕事のクオリティを上げるのに重要です。そして、こだわった仕事をする為にも。

あれもこれもできれば素晴らしいですが、その時点での自分の得手不得手を踏まえて、原則的には、不得手な事は優先順位を下げて、余裕のある時や別に時間を確保してチャレンジしていくようにしましょう。

システム化する

できれば、考えなくても進められるような部分は、システマチックにしていく。(そのための時間はどこかで捻出する必要がありますが)
・テンプレート化できるものはテンプレート化する。(マニュアルもテンプレート)
・フローチャットを作成しておく。(原則的な流れが可視化される)
・先ず何をするかを決めておく。(トリガーのようなコト。考えなくても先ず最初に行動することでスムーズに始動しやすくなる)
・仕事の意味合いや流れの本質をみつけて、構造をシンプルにして仕組化する。
・自分の潜在意識にまで刷り込んで、考えなくても判断や行動ができるようにする。(定期的に微修正が必要・他者とは共有しにくい、という注意点がある)

考える時間をつくる

ここまでの事は、前もって考えておいたり設定していてのコトが多かったと思います。頑張っているようで何故か効率の悪い人の多くは、なんとなくのまま仕事に取り掛かります。「1」「2」「3」「6」を考える時間と捉えてもらえれば良いです。

それによって、迷ったりミスったりしながら無駄に時間を使って疲れてしまい、その割に仕事が進んでいないという事が起こりやすくなります。

仕事それぞれの進め方・本質・相手の言動の想定・バックアッププランなどを考えておく時間を確保しておきましょう。

憶測要素の高い話に囚われ過ぎない

意外と気が付かないものですが、会話の多くは憶測によって始まり、憶測で盛り上がっていきます。

そこで忘れてはいけないのが、事実はどれなのかという事です。その事実さえ忘れずに念頭に置きながら、憶測や意見で話が広がっていくのはそれほど問題ありません。楽しいし、そこからアイデアやコミュニケーションが生まれるからです。

噂話などで盛り上がるのも、ほとんどが憶測や妄想で、事実はその会話の中にほんの小さな一部にしかありません。それを分かっていればエンターテイメントとして楽しめます。わかっていない人が多いと、感情だけが増幅していき、思い掛けないトラブルに発展します。ちなみに、それの増幅器になるものの代表がSNSです。もともと噂話のスピーカータイプの人がSNSを使うと危険かもしれません。

ですが、仕事上では少し意識を変える必要があります。計画を考えたり企画を考える場合、特に創造力や憶測でものを考えます。その時にも、事実を念頭に置きながら考える意識をしましょう。憶測から未来を想定しても何の根拠もなく、餅に書いた絵になってしまいます。

同僚やスタッフの悪口は言わない(軽いディスリトークはオッケー)

愚痴程度は言い合える方が良いのですが、感情によって増幅されたり、バイアスがかかった文句を繰り返し話す時間は無駄でしかありません。

軽いディスリでの笑い話くらいなら逆に良い潤滑油やガス抜きにもなりますが、悪意のこもった悪口になると、無駄どころか非常に大きなマイナスを仕事にも自分にも会社にも与えます。

(周りの人に聞こえる→気分が同調する・その発言をうのみにする・うのみにしなくてもバイアスが掛かる→言動がネガティブになる人が出てくる・パワーバランスの偏りが強くなる・問題が見えにくくなったり複雑化する→仕事が複雑化する・違う問題を生み出したり、他の仕事に問題が波及する。)

愚痴や怒りを出したり、困り事や悩み事の相談は我慢せずに行えるべきですが、それを聴く人間はその人の発言や態度に対して同調しつつも、客観的に言動を選びましょう。共感や同調は大切ですが、煽りすぎると上記のように問題が複雑化して感情も絡みついて問題解決の糸口が見えなくなってしまう原因になります。

仕事の効率と仕事のクオリティについてのまとめ

そんな綺麗にいくものではないともいえますが、少なからず効果はでるコトでもあります。

なんでも効率化なんでも合理化とやる過ぎるのは、窮屈で息苦しくなってしまいます。そうではなく逆に、「ゆとり」「あそび」を持つことで、ミスを減らしたり少しでも気分よく楽しく質高く仕事をする為に効率や合理化をする、という意味で心がけ行動しましょう。


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Kazuya

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こんにちは。ブログやプロフィールで自分なりの考えを綴っているので、そんな人間が書いてるのを踏まえて読んでやって下さい。
ちなみに、プロフィール写真の我が子は現在高校生になっています。

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